Como podemos ajudar?

1. Tenha à mão o nome da conta.É o que aparece antes de .app.invoicexpress.com quando entra no InvoiceXpress.
2. Copie a chave da API.Está nas definições da sua conta do InvoiceXpress, e só um administrador da conta a vê. Trate-a como uma palavra-passe: não a envie por email, nem a nós.
3. Cole os dois no Saldado.Logo a seguir a criar a conta, o assistente «Ligar» abre sozinho; mais tarde, está em Definições › Ligações. Carregue em «Ligar e verificar»: o Saldado faz uma leitura de teste e mostra quantas faturas e clientes encontrou.
4. Se a ligação não for aceite.O InvoiceXpress responde da mesma forma a uma conta errada e a uma chave errada, por isso confirme os dois. Uma chave nova invalida a anterior: se a gerou há pouco, cole a nova.

Depois de ligado, o Saldado lê as faturas de 15 em 15 minutos e faz uma leitura completa por noite. «Sincronizar agora» (em Hoje e em Definições › Ligações) lê na hora. A chave fica guardada cifrada e nunca aparece no ecrã nem em registos. Para cortar o acesso, desligue em Definições › Ligações ou gere uma chave nova no InvoiceXpress.

• BancosCaixa Geral de Depósitos, BPI, Millennium bcp, Santander e Novo Banco, em CSV ou Excel (.xlsx), até 5 MB. O Saldado reconhece o banco pelos cabeçalhos das colunas.
• No homebankingAbra os movimentos da conta à ordem onde os clientes pagam, escolha o período desde a última importação e exporte em CSV ou Excel. Pode sobrepor períodos: o que já tinha sido lido é ignorado.
• No SaldadoBanco › «Importar extrato», e largue o ficheiro. No fim vê quantos movimentos novos entraram e quantas sugestões foram feitas.
• O que guardamosSó as entradas. As saídas (salários, fornecedores, pagamentos pessoais) são descartadas na leitura e nunca chegam à base de dados. Entradas que nunca corresponderam a nenhuma fatura são apagadas ao fim de 13 meses.
• Se o ficheiro não for reconhecidoConfirme que é o extrato de movimentos (não o PDF) de um dos 5 bancos. Se for e mesmo assim falhar, escreva-nos com o nome do banco e a primeira linha do ficheiro (os nomes das colunas), sem movimentos.
• Open bankingA leitura automática do banco (PSD2, só leitura) está em ativação. Até lá, o extrato é o caminho.

Cada entrada do banco é comparada com as faturas em aberto: o valor, o nome de quem pagou (incluindo os nomes que já associou a cada cliente), o NIF, o IBAN e o número da fatura no descritivo. Cada sugestão diz porquê e tem uma confiança de 0 a 100; a partir de 90 é «alta».

• Confiança altaValor exato e o cliente certo. Confirme com «Confirmar e registar recibo»: o Saldado regista o pagamento no InvoiceXpress com a data valor do banco, e o InvoiceXpress emite o recibo.
• Casos difíceisPagamento parcial (recibo do valor pago, a fatura fica com o resto por pagar), pagamento a mais (o excedente fica como crédito do cliente), várias faturas numa só transferência, e outra pessoa a pagar (o sócio, a empresa-mãe). Quando confirma um pagador diferente, o Saldado aprende o nome para a próxima vez.
• Sem faturaEntradas para as quais não há fatura que bata certo. Pode associá-las à mão («Associar a uma fatura») ou marcar que não são de um cliente (reembolso de IVA, devolução…).
• Se a sugestão estiver errada«Rejeitar» tira-a da lista; «Editar associação» deixa escolher outra fatura ou outro valor.
• Regra automáticaDesligada por omissão. Um gerente pode ligá-la em Definições › Regras: só casos de valor exato, com confiança mínima, até um valor máximo e, se quiser, só clientes que já pagaram antes. Os recibos que ela regista ficam em Reconciliar › «Automáticas hoje», onde pode anular.

• A réguaEm Cobranças › Régua escolhe os passos (antes do vencimento, no dia, +7, +15, +30 dias), o canal e o texto de cada um, a hora de envio e o valor mínimo. Um lembrete que caia ao fim de semana ou num feriado sai no dia útil seguinte. «Ensaio» mostra o que sairia, sem enviar.
• Nunca a quem já pagouAntes de cada envio, a fatura é relida no InvoiceXpress. Um pagamento no banco à espera de confirmação retém o lembrete. Se o banco não for lido há mais de 24 horas, os lembretes param até haver extrato novo.
• EmailSai com o documento certificado do InvoiceXpress, pelo envio de documentos do próprio InvoiceXpress ou pelo email da empresa (SMTP), à escolha.
• WhatsApp só com base legalNa ficha de cada cliente registe a base legal para o contactar por WhatsApp (por exemplo, o consentimento que ele deu por escrito). Sem ela, a régua usa o email. No máximo 1 mensagem por dia e 2 lembretes por semana ao mesmo cliente, nunca entre as 21h e as 9h, com 1 a 2 minutos entre mensagens.
• PARARQuem responder PARAR deixa de receber WhatsApp e recebe uma única confirmação; a cobrança desse cliente passa ao email. Pode ver e revogar a base legal na ficha do cliente.
• Ao primeiro erro, pára tudoSe um envio por WhatsApp falhar, os envios param todos até uma pessoa os retomar em Cobranças › Fila. Assim o número da empresa fica protegido.
• Ligar o WhatsAppEm Definições › Ligações › WhatsApp. Os lembretes saem pelo número da própria empresa: indica o número e lê o código QR com o WhatsApp do telemóvel da empresa (Dispositivos ligados › Ligar um dispositivo). Se a ligação por código QR ainda não estiver disponível para a sua conta, o pedido fica registado e contactamo-lo. Até o número estar ligado, o canal aparece «por ligar» e os lembretes seguem por email. Está planeada a passagem para a API oficial da Meta, com modelos de mensagem aprovados pela Meta; avisamos antes de mudar.

1. Encontre o pagamento.Logo depois de confirmar, o botão «Anular» está no mesmo ecrã. Mais tarde: Banco › a entrada › «Ver a associação». Os registados pela regra automática estão em Reconciliar › «Automáticas hoje».
2. Carregue em «Anular» e escolha o motivo.O motivo é obrigatório: vai para o InvoiceXpress como razão da anulação e fica na auditoria do Saldado, com quem anulou e quando.
3. O que acontece.O recibo fica anulado no InvoiceXpress e a fatura volta logo a «por pagar». A entrada do banco passa para «Sem fatura»; o Saldado não a volta a propor para a mesma fatura sozinho, por isso associe-a à fatura certa com «Associar a uma fatura».

O Saldado só anula recibos que ele próprio registou. Os recibos emitidos à mão no InvoiceXpress, ou por referência Multibanco, anulam-se no InvoiceXpress. Um recibo anulado continua a contar para a regra do InvoiceXpress que não aceita pagamentos com data anterior ao último recibo da série: se isso acontecer, o Saldado pergunta se regista com a data de hoje.

1. Se ainda puder ser anulado, anule e volte a associar.Siga o artigo 5 e depois associe a entrada do banco à fatura certa. Fica tudo na auditoria.
2. Se o InvoiceXpress já não deixar anular, não emita documentos à pressa.Escreva-nos e fale com o seu contabilista. A correção segue o procedimento que o InvoiceXpress indicar para esse documento; para corrigir uma fatura que tem recibo, o InvoiceXpress pede que se anule primeiro o recibo. Se a empresa estiver no regime de IVA de caixa, os recibos são comunicados à AT: confirme com o contabilista antes de corrigir.
3. Se o erro foi do Saldado, a correção é connosco.Falamos consigo no mesmo dia útil, explicamos o que aconteceu com a auditoria à frente e fazemos a correção consigo, sem custos.
4. O que nos enviar.O número do recibo e da fatura, e o que devia ter acontecido. Em Faturas › a fatura › «Explicar o estado» pode criar um link de suporte só de leitura (expira em 72 horas, com os dados pessoais mascarados). Nunca nos envie a chave da API nem palavras-passe.

Na dúvida, escreva-nos: se for do InvoiceXpress, dizemos-lhe exatamente o que perguntar.

Diga-nos o nome da empresa no Saldado e, se for sobre uma fatura, o número. Não envie a chave da API nem palavras-passe.